Główny specjalista w oddziale gospodarki magazynowej departamentu organizacyjno-prawnego

Do zakresu wykonywanych zadań na stanowisku należeć będzie:1) prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych, biurowych, promocyjnych i środków czystości w systemie Otago w zakresie prawidłowej klasyfikacji budżetowej i asortymentowej poszczególnych materiałów eksploatacyjnych znajdujących się na stanie magazynowym,2) prowadzenie magazynu materiałów promocyjnych, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących, materiałów biurowych i środków czystości w tym w ramach projektów Pomocy Technicznej,3) przygotowywanie dokumentów przychodu zewnętrznego (PZ), rozchodu wewnętrznego (RW), przesunięcia magazynowego (PM), wydania do sprzedaży (WZ), zwrotu wewnętrznego (ZW), korekt wewnętrznych i zewnętrznych przychodu i rozchodu (PZK) i (RWK) w module Gospodarka Materiałowa (GM),4) obsługa wydatków budżetowych i rejestrowanie faktur w systemie (WYBUD),5) rejestrowanie umów i aneksów w Generalnym Rejestrze Umów (GRU),6) tworzenie corocznych specyfikacji materiałowych pod kontem ilościowym i jakościowym asortymentu niezbędnego do bieżącego funkcjonowania Urzędu,7) prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją zamówień publicznych w tym przygotowywanie wniosków na realizację zamówienia, przeprowadzenie rozpoznania cen, sporządzenie protokołów z przeprowadzonego postępowania i opisywanie faktur,8) wykonywanie zadań związanych z realizacją projektów Pomocy technicznej RPO WP 2014 oraz FEP 2021-2027 w zakresie ewidencjonowania i dystrybuowania na poszczególne departamenty materiałów eksploatacyjnych i środków czystości zamówionych w zakresie realizowanych projektów,9) koordynacja działań i współpraca z wykonawcami umów oraz poszczególnymi departamentami Urzędu celem merytorycznego i logistycznego zabezpieczenia dostaw asortymentu na poszczególne budynki,10) nadzór i kontrola nad realizacją zawartych umów, sporządzanie informacji dotyczących realizacji umów,11) przyjmowanie i wydawanie materiałów eksploatacyjnych, biurowych, promocyjnych i środków czystości na podstawie dokumentów księgowych faktur VAT, przyjęcia zewnętrznego (PZ) oraz rezerwacji pobrania (RW),12) opracowanie wykazu materiałów eksploatacyjnych, biurowych, promocyjnych i środków czystości celem likwidacji, przekazania, sprzedaży oraz na potrzeby pracowników poszczególnych departamentów,13) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej w zakresie zadań realizowanych przez oddział,14) udzielanie informacji odnośnie stanów magazynowych na potrzeby wewnętrzne pracowników Urzędu,15) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów przychodu zewnętrznego (PZ), 16) rozchodu wewnętrznego (RW), Faktur VAT i Umów na potrzeby wewnętrzne oddziału.